HƯỚNG DẪN THAM GIA
HỘI CHỢ QUỐC TẾ HÀNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM 2019
I. THÔNG TIN CHUNG
1. Tên hội chợ: HỘI CHỢ QUỐC TẾ HÀNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM 2019
2. Địa điểm: Trung tâm Triển lãm Quốc tế I.C.E (Cung Văn hóa Hữu Nghị) – 91 Trần Hưng Đạo, Hà Nội
3. Thời gian:
– Thời gian tổ chức: Từ 8 – 11 tháng 10 năm 2019
– Khai mạc: 9h30 ngày 8/10/2019
– Thời gian mở cửa hàng ngày: từ 9h00 đến 17h30
– Kết thúc: 15h00 ngày 11/10/2019
4. Chương trình hoạt động
– Hoạt động hội chợ, triển lãm của các đơn vị tham gia
– Các buổi tọa đàm, hội thảo chuyên đề
– Các hoạt động xúc tiến, quảng bá
II. QUI ĐỊNH CỦA BAN TỔ CHỨC (BTC)
1. Đăng ký tham gia
– Đơn vị tham gia hội chợ phải ghi chính xác tên Công ty và sản phẩm trưng bày (bằng tiếng Việt và tiếng Anh) vào Đơn đăng ký tham dự. Tên đơn vị sẽ được in trên biển tên gian hàng, kỷ yếu và các tài liệu liên quan khác với mục đích quảng bá.
– Bản Đăng ký tham dự và Bản sao Đăng ký kinh doanh của Doanh nghiệp gửi về Ban tổ chức qua đường bưu điện, fax hoặc e-mail. Sản phẩm trưng bày phải đúng với sản phẩm liệt kê trong Bản đăng ký, Ban tổ chức có quyền từ chối các gian hàng trưng bày không đúng sản phẩm đăng ký.
2. Qui định về thời gian
2.1. Bàn giao gian hàng
– Ban tổ chức tiến hành làm thủ tục bàn giao gian hàng để doanh nghiệp đưa hàng hóa vào trưng bày trong khu triển lãm từ 8h00 đến 18h00 các ngày:
+ Gian hàng tiêu chuẩn: từ 7/10/2019
+ Mặt bằng trống: từ 6/10/2019
+ Thời gian thi công hàng ngày: Từ 8h00 đến 18h00, ngày 7/10 các đơn vị tham gia được thi công đến 23h00. Các đơn vị có nhu cầu thi công ngoài giờ quy định, đề nghị đăng ký (theo mẫu 1B) gửi BTC và nộp phí thi công ngoài giờ.
* Đối với các đơn vị có sản phẩm và/hoặc máy móc trưng bày lớn và phức tạp phải đến nhận vị trí gian hàng và vận chuyển hàng vào ngày 7/10/2019.
* Đối với các đơn vị có sản phẩm trưng bày nhỏ gọn có thể đến nhận và trang trí gian hàng vào ngày 7/10/2019.
2.2. Thời gian triển lãm
– Trong thời gian diễn ra Hội chợ, các đơn vị tham gia phải có đại diện tại gian hàng để bảo vệ hàng hóa của mình từ 8h30 sáng và rời khỏi gian hàng sau 17h30 hàng ngày để bảo vệ kiểm tra, niêm phong nhà triển lãm.
– Đối với hàng hóa trưng bày các đơn vị muốn đưa ra khỏi nhà triển lãm trước 15h00 ngày 11/10/2019 phải có xác nhận của BTC.
2.3. Kết thúc triển lãm
Kết thúc hội chợ, đơn vị tham gia phải thu dọn hàng hóa và hoàn trả mặt bằng lại cho BTC trước 12h ngày 12/10/2019
3. Qui định về gian hàng, dàn dựng và vận chuyển
3.1. Qui định về gian hàng tiêu chuẩn:
– Gian hàng tiêu chuẩn 9m2 (3m x 3m) bao gồm: Vách ngăn cao 2.5m, thảm sàn, 2 đèn tube neon, 1 bàn thông tin, 2 ghế, tên công ty trên trán gian hàng, 1 ổ cắm điện 05A/220V và 1 sọt rác.
– Các đơn vị thuê gian tiêu chuẩn không được đóng đinh, hoặc sử dụng các loại keo có độ dính cao dán vào hệ thống vách, không treo các vật nặng lên trán gian hàng, nếu làm hư hỏng hoặc mất các thiết bị thì sẽ phải chịu đền bù cho đơn vị dàn dựng. (Xem thêm tại mục “Nội quy sử dụng gian hàng tiêu chuẩn” )
– Ngoài các thiết bị được cung cấp theo tiêu chuẩn, đơn vị tham gia có thể thuê thêm các thiết bị khác. (Xem thêm tại mục “Danh mục biểu mẫu”, mẫu 2 )
– Các đơn vị tham gia phải sử dụng đúng với diện tích đã thuê và sẽ phải thanh toán với Ban tổ chức số diện tích phụ trội.
– Các đơn vị thuê từ 02 gian hàng trở lên thông thường sẽ được thông vách các gian. Nếu cần ngăn, thay đổi hoặc tháo dỡ (trán, vách gian hàng) phải có đề nghị bằng email tới Ban tổ chức trước ngày 1/10/2019, nếu không sẽ phải mất chi phí thay đổi.
– Trong trường hợp trưng bày không đúng với diện tích hoặc ảnh hưởng đến tổng thể chung của khu Triển lãm và các gian hàng bên cạnh, Ban Tổ chức sẽ yêu cầu sửa đổi hoặc không cho phép thực hiện.
– Các đơn vị tham gia phải liên hệ kho hàng để chứa các bao bì, vật liệu hàng hóa của mình, tuyệt đối không để trên đường đi và để ngoài diện tích gian hàng đã thuê.
– Ngoài thiết bị tiêu chuẩn đã được cung cấp, các đơn vị thuê gian hàng tiêu chuẩn có nhu cầu sử dụng thiết bị điện khác phải đăng ký với BTC và trả tiền theo giá qui định hiện hành của BTC. (Xem thêm tại mục “Danh mục biểu mẫu”, mẫu 3)
– Tuyệt đối không được đun nấu, sử dụng bếp điện, bếp gas, hàn và sử dụng thiết bị tạo lửa trong các nhà triển lãm. Trường hợp đặc biệt, đơn vị tham gia phải đề nghị và được sự chấp nhận của Ban tổ chức.
3.2. Qui định về dàn dựng
– Các đơn vị thuê đất trống để dàn dựng gian đặc biệt cử cán bộ có trách nhiệm đến nhận mặt bằng tại nhà trưng bày. Ranh giới các khu trưng bày của các đơn vị do BTC phân định.
– Chỉ được dàn dựng gian hàng trong diện tích được giao. Các gian hàng không được ảnh hưởng đến gian tiếp giáp hoặc che khuất mặt tiền của gian đối diện.
– Để đảm bảo tính tổng thể về mỹ thuật của hội chợ và sự thích hợp đối với hạ tầng kỹ thuật của các nhà trưng bày, yêu cầu các đơn vị tham gia hội chợ trình BTC xem xét, duyệt thiết kế khu trưng bày của đơn vị mình 15 ngày trước khi thi công. BTC có quyền yêu cầu thay đổi thiết kế nếu thấy có ảnh hưởng tới tổng thể chung của hội chợ và/hoặc không đảm bảo an toàn.
– Nếu thuê nhà thầu bên ngoài phải gửi thông tin của nhà thầu đó (tên công ty, địa chỉ, điện thoại và nhân viên phụ trách) và đảm bảo rằng các nhà thầu đó phải tuân thủ theo đúng các nội quy, qui định của nhà Triển lãm và cam kết tự chịu trách nhiệm về an toàn lao động trong quá trình thực hiện. (Xem thêm tại mục “Danh mục biểu mẫu”, mẫu 1,1A,1B)
– Trường hợp có nhu cầu thi công ngoài giờ, đơn vị thi công đăng ký với BTC (theo mẫu) và nộp phí làm ngoài giờ theo quy định.
3.3. Qui định về vận chuyển
– Nếu sử dụng xe nâng hoặc các phương tiện máy móc khác để mang hàng vào gian hàng của mình, đơn vị tham gia phải liên hệ với một trong các nhà vận chuyển được chỉ định sau:
* APT Showfreight Vietnam Co., Ltd
4A2, B9-D6, Khu đô thị mới Cầu Giấy, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, Hanoi
Tel: (84-4) 3512 4130/31 Fax: (84-4) 3512 4131
Liên hệ : Ms. Le Huong – ĐT : 0903 279921
Email: le.huong@aptshowfreight.com
* Schenker Vietnam Co., Ltd
Mr. Linh 0983.944.228 – Email: David.linh@dbschenker.com
4. Qui định về Trật tự an ninh
– Các đơn vị tham gia hội chợ nghiêm chỉnh thực hiện quy định về an ninh trật tự BTC trong thời gian hội chợ.
– Đề nghị các đơn vị tham gia đeo thẻ khi ra vào khu triển lãm. BTC sẽ tiến hành kiểm soát thẻ của các nhân viên gian hàng khi ra vào cửa và trong gian hàng.
– BTC có trách nhiệm đảm bảo an ninh trật tự chung trong khuôn viên hội chợ, bảo vệ tài sản chung của hội chợ và các gian trưng bày trong thời gian hội chợ đóng cửa. Các đơn vị tham gia khu vực ngoài trời sẽ tự chịu trách nhiệm bảo vệ tài sản bên trong gian hàng của mình.
– Các đơn vị tham gia hội chợ có trách nhiệm tổ chức quản lý và bảo vệ tài sản, sản phẩm trưng bày của gian hàng trong thời gian thi công và thời gian mở cửa hội chợ.
– Nghiêm cấm mang vào, sử dụng hoặc trưng bày các chất dễ gây cháy, nổ, chất gây ô nhiễm môi trường.
– Các khu trưng bày sử dụng âm thanh cần có âm lượng phù hợp không làm ảnh hưởng đến các đơn vị khác.
5. Qui định về vệ sinh môi trường
– BTC chịu trách nhiệm đảm bảo vệ sinh môi trường các khu vực chung trong khuôn viên hội chợ, các gian hàng có trách nhiệm giữ gìn vệ sinh chung, bỏ rác thải vào nơi qui định, không xả rác ra đường đi hoặc khu vực chung. Các đơn vị tham gia chịu trách nhiệm đảm bảo vệ sinh trong khuôn viên khu trưng bày của mình.
– Trong thời gian thi công triển lãm, các đơn vị thi công có trách nhiệm thu gom và vận chuyển phế thải ra khỏi triển lãm. Nếu vi phạm, các đơn vị thi công phải trả tiền theo qui định cho BTC thuê đơn vị dịch vụ thực hiện.
6. Qui định về tổ chức sự kiện
Các đơn vị tham gia hội chợ có nhu cầu tổ chức các hoạt động như hội nghị, hội thảo, xúc tiến thương mại, hoặc các hoạt động quảng bá khác yêu cầu đăng ký với BTC (theo mẫu). Các chi phí liên quan đến tổ chức các sự kiện này do đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm.
III. CÁC MẪU ĐĂNG KÝ
– Bản đăng ký dàn dựng gian hàng (Mẫu 1)
– Bản đăng ký tự thi công gian hàng (Mẫu 1A)
– Bản đăng ký thi công ngoài giờ (Mẫu 1B)
– Bản đăng ký thuê vật tư, thiết bị (Mẫu 2)